Report fondo cassa e prelievi

Grazie alla funzionalità Gestione fondo cassa e prelievi è possibile avere pieno controllo dei flussi monetari, in ingresso e in uscita, all'interno della nostra attività grazie anche ad una reportistica dettagliata e in tempo reale delle operazioni fatte in cassa.

Per poter usufruire di questa funzionalità è necessario prima di tutto attivarla (di default è disattivata) dal portale cloud andando nella sezione Impostazioni Account --> Generali --> Gestione Fondo Cassa e Prelievi : 

Nel caso il proprio account dovesse gestire più di un punto vendita l'opzione sopra dovrà essere attivata separatamente per ognuno di essi, sempre dalla medesima sezione. Abilitando la gestione del Fondo Cassa si forza ogni cassa ad operare solamente all'interno del contesto di un turno di lavoro. Così facendo ogni flusso monetario viene tracciato ed a fine turno tramite la chiusura al buio obbligatoria sarà effettuato un controllo di coerenza tra l'importo calcolato dall'operatore di cassa e quello calcolato dal gestionale. Attraverso l'apposito report su portale sarà poi possibile effettuare analisi sullo storico dei turni di lavoro ai fini di rilevare eventuali ammanchi nel cassetto dei contanti.

Inserendo come parametro non obbligatorio anche la soglia di allarme il sistema metterà in evidenza in maniera ancora più chiara e intuitiva la differenza tra la somma di denaro dichiarata dall'operatore di cassa e quella che si aspetta il sistema.

Una volta abilitata la gestione fondo cassa possiamo spostarci nella sezione dedicata all'analisi dei flussi di denaro. Ovviamente la sezione sarà popolata di dati a partire dalla prima chiusura di cassa, successiva al momento dell'attivazione della gestione fondo cassa e prelievi, effettuata dall'operatore sul punto cassa. Spostiamoci quindi nella sezione Reports --> Fondo Cassa : 

Cliccando sull'icona "lente di ingrandimento" si accede alla sezione dei filtri che ci consentirà di effettuare ricerche più mirate e precise dei movimenti che vogliamo analizzare. Come in tutti i reports presenti su Cassa in Cloud nell'angolo in alto a destra è possibile selezionare anche un periodo temporale specifico utilizzando i preset oppure selezionando un periodo a piacere. La parte sottostante della pagina, invece, è suddivisa per turni di lavoro che iniziano con l'inserimento manuale, da parte dell'operatore in cassa, del valore monetario presente all'interno del cassetto e termina con l'operazione di chiusura turno che avviene in concomitanza di una chiusura di cassa oppure con la richiesta esplicita dell'operatore di chiusura turno. In questa fase sul punto cassa viene richiesto all'operatore di inserire il valore monetario del cassetto e dopo la conferma il sistema confronta questo dato con tutte le transazioni fatte a partire dall'apertura del turno registrando quindi eventuali differenze tra i due valori.

Ogni postazione di cassa produrrà un proprio flusso di cassa identificabile tramite la colonna "Dispositivo di cassa". La colonna "Operatore di cassa" ci informa dell'operatore che era loggato sul punto cassa al momento dell'apertura e della chiusura del turno mentre le due colonne "Rilevazione Operatore" e "Rilevazione Cassa" riportano i valori di cassa, sempre ad inizio turno e fine turno, corrispettivamente inseriti manualmente dall'operatore in cassa e rilevati automaticamente dal sistema considerando tutte le transazioni avvenute all'interno del turno. L'ultima colonna riporterà la differenza di denaro rilevata tra inizio e fine turno (se non vi è differenza il valore riportato sarà zero). Il dato sarà rosso solo nel caso sia superiore al valore inserito come soglia di riferimento nella schermata di attivazione della gestione fondo cassa e prelievi vista all'inizio dell'articolo.

Se necessario possiamo effettuare ulteriori filtri sui dati visualizzati utilizzando la barra posizionata immediatamente sopra alla lista dei flussi di cassa : 

La prima parte del filtro ci consente di analizzare i flussi la cui differenza è compresa tra due valori da noi scelti mentre la seconda parte, tramite filtri pre impostati, ci consente di visualizzare tutto il flusso di cassa oppure solo quelli che presentano una differenza che supera la soglia di allarme.

Cliccando sull'icona nella colonna Azioni (ultima colonna) si accede al dettaglio della singola riga, quindi, del singolo flusso di cassa : 

In questa sezione, oltre ad avere un riepilogo dettagliato della verifica del fondo cassa (sezione sulla sinistra) si ha anche la possibilità di visualizzare le eventuali movimentazioni manuali fatte dall'operatore in cassa con tutti i dettagli necessari : data e ora della movimentazione, causale (motivazione), operatore che ha effettuato la movimentazione, eventuali note libere e quantità.