Documenti di vendita ed export dati

Documenti di Vendita

Fra i documenti di vendita troviamo, da sinistra destra:

1. Scontrini
2. Conti chiusi
3. Note di Credito
4. Fatture
5. DDT*
6. Ordini*
7. Preventivi*

*disponibili solo nei piani licenza Pro ed Enterprise

Layout generale

Nella toolbar in alto, per ciascuna tipologia di documento di vendita, posso:

1. Filtrare la visualizzazione per Tutti i punti vendita oppure per uno di essi:

Tale filtro può essere bloccato, il che significa che verrà mantenuto spostandomi da una tipologia di documento all'altra (es. bloccando come Punto Vendita "La Torre magazzino" per la visualizzazione degli scontrini, passando all'interfaccia DDT il filtro per PV "La Torre magazzino" verrà mantenuto).

  

2. Filtrare per Azienda, ricercando nel database tramite le lettere contenute nella Ragione Sociale o i numeri di P.IVA:

3. Filtrare per Cliente, ricercando tramite le lettere contenute nel Nominativo oppure i caratteri del Codice Fiscale:

4. Filtrare per data, selezionando un periodo pre-impostato oppure modificando Inizio e Fine spostandosi sul calendario (anche questo filtro può essere bloccato):

Attenzione: per confermare i filtri ricordarsi di premere il pulsante Applica, in basso a destra della toolbar.

Nella barra sottostante, posso eseguire i seguenti comandi:

•  Esportazione dei documenti in formato Excel o CSV (export globale per periodo oppure per selezione):
  
  
  
  NB: E' possibile esportare solo documenti di un punto vendita per un periodo massimo di sei mesi.
  
  
• Eliminare la selezione:
  
• Impostare il numero di documenti visualizzabili per pagina:
  
  
  

Andiamo ora ad analizzare le singole tipologie di Documenti di vendita.

1. Scontrini

Questa sezione mi permette di visualizzare i documenti commerciali (scontrini) emessi dal punto cassa.  

Nella toolbar trovo come possibili filtri:

• il numero del documento da ricercare
• il Flag su Solo Scontrini Sospesi (relativi alla fatturazione Differita)
• In caso di scontrini sospesi, posso ulteriormente filtrarne la visualizzazione per:
  • Visualizza Tutti
  • Solo fatturati, per i quali quindi è stata emessa la Fattura Riepilogativa (c.d. Differita)
  • Solo da fatturare, in modo da richiamare solo gli scontrini non ancora confluiti in una Fattura Riepilogativa

Infine, dalle “azioni” (ultima colonna a Destra) è possibile visualizzare o eliminare uno scontrino:

 

2. Conti chiusi

Analogamente a Scontrini, dalla sezione Conti Chiusi posso verificare i conti che sono stati chiusi sul punto cassa.

L'immagine di seguito è un'istantanea dell'App Cassa in Cloud in fase di emissione di documento, in questo caso un Conto: i conti verranno registrati sull'App e conseguentemente sincronizzati sul portale cloud a seguito dei comandi CHIUDI CONTO oppure STAMPA E CHIUDI.

Dalle "azioni" posso solamente visualizzare il dettaglio del conto, mentre dalla barra posso eliminare la selezione (anche di un solo elemento).

ATTENZIONE: consigliamo di prestare sempre attenzione agli alert proposti dal sistema in fase di eliminazione di un documento, in quanto operazione irreversibile. Esempio:

 

3. Note di Credito

Nella sezione Note di Credito, la toolbar mi propone ulteriori filtri di ricerca:

• Lo stato del documento:
  
  
  
• Lo stato della fattura elettronica:
  
  
  Per maggiori informazioni in merito agli stati di avanzamento, consultare la guida dedicata: Guida alla Fatturazione Elettronica con Cassa in Cloud 
  
  
• Il sezionale della Nota di credito e il numero dello scontrino a cui fa riferimento il documento:
  

La barra sottostante invece mi propone in aggiunta:

1) Creazione di una nuova Nota di credito (approfondimento qui)

2) Stampa dei documenti selezionati

3) Invio per Email: cliccando, si aprirà una maschera contenente un testo pre-compilato (ma comunque modificabile), come oggetto il tipo di documento e relativo numero, e come destinatario l'indirizzo mail censito nell'anagrafica del cliente. Nel caso non fosse censito o dovessi inviarlo a un'altro indirizzo, posso modificarlo manualmente.

Una volta inviato il documento, il portale cloud mi segnalerà lo stato dell'invio via mail:

4) Esportazione in formato TeamSystem GeCom Multi:
Questo formato è compatibile con il software TeamSystem Studio, previa compilazione dei parametri nella sezione Impostazioni Account -> Invio a Commercialista.

Questi parametri dovranno essere reperiti all'interno del prodotto TeamSystem Studio e servono per la  corretta mappatura all’interno di quest'ultimo.
Qui trovi maggiori informazioni sull'integrazione Cassa in Cloud - TeamSystem Studio: https://vimeo.com/265357465

Il portale mi mostra, inoltre, qual è l'origine del documento, ovvero:
- Cassa in caso di emissione dal punto cassa
- Cassa in Cloud se il documento è stato generato dal portale cloud

                  

Di seguito le azioni eseguibili sul singolo documento:

Attenzione: scegliendo "Duplica", il nuovo documento manterrà di default la stessa data del documento duplicato; potrò cambiare la data dall'interfaccia di creazione/modifica del documento.

Creazione Nota di Credito

Cliccando sul pulsante "+ Nuova Nota di Credito", si aprirà la schermata di creazione documenti, che si presenta in questo modo:

Intestazione

I campi obbligatori sono:

• Punto vendita dal quale viene emesso il documento
• Numero documento: di default viene proposto il numero successivo all'ultimo documento emesso
• Data registrazione: in automatico viene suggerita la data di Oggi
• Azienda e/o Cliente Destinatario (almeno uno di essi, eventualmente anche entrambi):
  Attenzione: se inserisco sia un'azienda che un cliente prevale l'azienda, per cui nel PDF del documento verrà riportata solo l'indicazione dell'azienda
• Operatore Cassa in Cloud: in automatico il portale propone l'utente che è al momento autenticato, ma è possibile modificarlo in fase di creazione

Campi opzionali:

• Numerazione (sezionale): posso aggiungere nuove numerazioni per differenziare i miei documenti oppure modificare quelle già esistenti:
  
  
  
  
  Da questa maschera definisco:
  • il valore della numerazione, ad esempio A/
  • la posizione: prefisso - prima del numero documento / suffisso - dopo il numero documento 
  • la visibilità su Tutti i dispositivi o solo su Cassa in Cloud (portale My.CassaNova)
    
    

In caso di emissione di documento nei confronti di una Pubblica Amministrazione, trovo inoltre una serie di campi da popolare nella sezione Informazioni Aggiuntive (cig, cup, ...)

Al fine di assicurare l’effettiva tracciabilità dei pagamenti da parte delle pubbliche amministrazioni, le  Fatture Elettroniche e Note di Credito emesse verso le stesse pubbliche amministrazioni dovranno riportare:

• il Codice unico di Progetto (CUP), in caso di fatture relative a  opere  pubbliche,  interventi   di   manutenzione   straordinaria, interventi finanziati da contributi  comunitari  e  ove  previsto  ai sensi dell’articolo 11 della legge 16 gennaio 2003, n. 3″
• il Codice identificativo di gara  (CIG),  tranne  i  casi  di esclusione dall’obbligo di tracciabilità di cui alla legge 13 agosto 2010, n. 136;

Posizionando il cursore sopra alle i accanto alle diciture, compariranno dei messaggi che spiegano cosa rappresenta quel campo.

Attenzione: sempre in caso di emissione di un documento nei confronti di una P.A., posso abilitare il flag sulla modalità Split-Payment, la quale verrà applicata sull'intero documento:

Dettaglio Documento

Da questa sezione inserisco le righe che comporranno il documento, andando a richiamare gli articoli mediante (alternativamente):

• lettere contenute nella descrizione del prodotto
• codice a barre di vendita
• codice a barre di acquisto
• ID Esterno
• ID Interno

Eventualmente, se non ho necessità di richiamare un prodotto specifico, posso ricercare anche un reparto generico fra quelli configurati e digitare l'importo da stornare.

In caso di prodotti multivariante, l'interfaccia mi permette di richiamare il prodotto desiderato anche tramite selezione degli attributi associati (es. Birra -> Birre: India Pale Ale -> Formato Birre: 75 cl)

- qui la guida alla configurazione dei prodotti e varianti-

Una volta selezionato l'articolo, se si tratta di un prodotto abilitato a Magazzino, posso scegliere se movimentarne o meno la giacenza una volta registrato il documento (di default la movimentazione è flaggata):



Nel caso in cui non fosse gestito a magazzino, posso abilitarlo al volo direttamente dal documento:

Posso inoltre modificare al volo il prezzo dell'articolo sia manualmente, sia selezionando una diversa modalità di vendita:

Inoltre posso flaggare, qualora mi servisse, i pulsanti Bollo Virtuale e IVA ESENTE (con quest'ultimo andrò così a settare allo 0% l'aliquota IVA per l'intero documento)

Più basso potrò scegliere i metodi di pagamento (di default è contanti), previsto anche il pagamento misto:
 

In fondo alla pagina posso inserire delle note al documento, che compariranno nel PDF di esportazione:

Attenzione: le Note aggiuntive al documento non sono un campo tracciato dal Sistema di Interscambio, quindi non compariranno nel file XML inviato al cliente. 
Qualora servisse inserire indicazioni al documento, suggeriamo di popolare le note alle righe prodotto, che sono invece un campo mappato e quindi visualizzabile nell'XML.

Il corpo del documento si presenta in due modalità:

• Sola Lettura : utile per controllare rapidamente prodotti/quantità presenti
  
  
  
  
• Modifica : per modificarne il contenuto
  
  

Per switchare da una visualizzazione all'altra basta premere i pulsanti Modifica o Sola Lettura.

4. Fatture

Nella sezione Fatture, la toolbar mi propone ulteriori filtri rispetto alla sezione Note di Credito, ovvero:

• l'origine della fattura
  
  
  
• lo stato del pagamento
  
  
  
• la tipologia di fattura
  
  
  

Creazione Fattura Differita

La barra sottostante troviamo ora il comando + Nuova Fattura Differita, tramite cui posso registrare fatture riepilogative degli scontrini sospesi emessi dal punto cassa: 



Prima di poter richiamare gli scontrini, è necessario selezionare il Punto Vendita da cui viene emesso il documento e l'Azienda destinataria, dopodiché clicco su + Scontrini Sospesi:

Comparirà così una maschera dalla quale richiamare gli scontrini legati all'Azienda destinataria selezionata, potendo ricercare i documenti tramite il numero e filtrare per periodo

Una volta selezionati (ad uno ad uno oppure massivamente premendo il flag accanto a Data e Ora), clicco su Seleziona e creo così la Fattura Differita: 

In caso dovessi aggiungere ulteriori scontrini non selezionati in precedenza, basterà premere nuovamente su + Scontrini Sospesi.

Creazione Fattura "Standard" e Dettaglio Documento

La creazione di una Fattura e il dettaglio al suo interno è pressoché identico alla struttura della Nota di Credito (clicca qui), con qualche elemento aggiuntivo:

• possibilità di impostare una Data di scadenza 
  
  
  
• possibilità di definire la fattura come Pagata (informazione visibile nell'elenco delle fatture)
   
  
  
           
  
  
• possibilità di definire la fattura come Accompagnatoria (solitamente utilizzata nelle spedizioni in sostituzione al DDT)
  
  
  In questo caso comparirà la maschera "Informazioni di Trasporto", in cui definire i dati della spedizione:
  
  
  
  
• Alert sulle scorte In esaurimento (raggiunta soglia di sotto-scorta) e Non sufficiente, con indicazione della disponibilità attuale, quantità in uscita e quantità in entrata:
   
   
  
  NB: quantità in uscita: totale dei pezzi inseriti in ordini di vendita, quindi prodotti "impegnati" a clienti finali
  quantità in entrata: totale dei pezzi inseriti in ordini di acquisto a fornitori.

5. Documenti di trasporto: DDT

Anche in questo caso il layout della toolbar è analogo a quello relativo alle Note di Credito, con l'aggiunta:

• del campo Stato Fatturazione

Questo filtro mi permette di visualizzare Tutti i DDT, solo i DDT da non fatturare - per i quali non deve seguire fattura, solo quelli da fatturare - per i quali deve seguire fattura, solo quelli già fatturati, i quali sono stati quindi trasformati in fattura.

• della possibilità di emettere una Fattura da selezione, con riepilogo dei DDT all'interno:

Attenzione: questa funzionalità è presente anche in ordini e preventivi, con la differenza che:

1. gli ordini potranno essere trasformati in DDT o Fattura
2. i preventivi potranno essere trasformati in Ordini, DDT o Fattura

 NON è possibile generare un documento a partire da un ordine completamente evaso in precedenza o da un DDT che sia già stato trasformato interamente in fattura:

E' possibile invece nel caso in cui l'ordine sia stato evaso parzialmente o il DDT non sia stato completamente fatturato.

NB: i preventivi, non avendo un concetto di evasione (poiché la merce non viene "impegnata"), non hanno vincoli di trasformazione.

Creazione DDT e Dettaglio Documento

La struttura del DDT presenta le stesse caratteristiche della Fattura Accompagnatatoria, con alcune particolarità:

• possibilità di abilitare il flag su Segue Fattura
  
  
  
• indirizzare il DDT a un Punto Vendita del proprio account Cassa in Cloud (per chi gestisce una catena), trasferendo quindi la merce da un magazzino all'altro  (es. dal Punto Vendita 1 al Punto Vendita 2):
  
  
  
• possibilità di gestire o meno i prezzi all'interno del documento:
  
  
  Attenzione: nel caso in cui la gestione dei prezzi fosse disabilitata, nel momento in cui il DDT viene trasformato in Fattura quest'ultima presenterebbe delle righe articolo a prezzo 0.
  
  
• possibilità di esportare/stampare il documento senza visualizzare i prezzi (≠ da "Gestisci Prezzi")
   
  
  
  In questo il documento viene registrato con i prezzi al suo interno, ma nell'esportazione/stampa questi non verranno mostrati.
  
  
• possibilità di trasformare il DDT in una Fattura, la quale erediterà le righe prodotto all'interno del DDT e riporterà al suo interno l'indicazione del documento di riferimento:
  
  
  
  Dall'elenco dei documenti potrò poi verificare quali documenti seguono ed eventualmente aprirne la maschera di view/modifica senza dovermi spostare nella sezione Fatture e ricercarlo:
  
  
  

I documenti analizzati finora movimentano le giacenze di magazzino, mentre gli Ordini "impegnano" la merce richiesta dal cliente senza modificare la giacenza attuale. I preventivi non movimentano né impegnano la merce.

6. Ordini

Anche in questo caso, la toolbar e il layout sono analoghi a quello dei documenti precedenti senza particolarità, eccetto un Filtro per ulteriori stati dei documenti:



NB: Non Evaso, Parzialmente Evaso, Completamente Evaso corrispondono a stati impostabili all'interno alla maschera di creazione/modifica del documento


oppure a seguito di una trasformazione del documento in DDT o Fattura:
Completamente Evaso -> quando ogni articolo all'interno dell'ordine viene evaso con un DDT o Fattura
Parzialmente Evaso -> quando solo una parte degli articoli/quantità viene evasa

Una volta che anche la parte rimanente verrà evasa, il documento passerà allo stato Completamente Evaso.

Tutti gli altri stati si riferiscono ad Ordini ricevuti sul My.CassaNova tramite il Mobile Commerce (qui la guida dedicata).

 

Infine, i preventivi si differenziano dagli altri documenti per i seguenti aspetti:

• possibilità di trasformazione in Ordini, DDT o Fatture
•  non impattano in alcun modo le giacenze (finché non vengono trasformati in altri documenti che movimentano o impegnano le quantità).