Gestione ordini da cassa

• Visualizzazione ordini 
• Inserimento ordine manualmente 
• Database dati clienti 
• Consegna e ritiro
• Verificare stato ordini 
• Impostazioni ordini
• Stampa informazioni cliente su documento 

Per tutti i clienti che hanno attivato una licenza Retail Pro, Risto Pro o Enterprise installata su un iPad Apple con versione minima OS 13 è possibile gestire ordini in arrivo da diverse tipologie di canali. Questa feature offre la possibilità, per tutti coloro che fanno Asporto o servizio di delivery a domicilio, di gestire comodamente e con maggiore efficienza tutte le ordinazioni in arrivo.

**Prima di procedere in questa lettura, ti consigliamo di prendere visione anche della guida che ti spiega come configurare la gestione dell'asporto dal Portale Cloud.

Visualizzazione ordini

Cliccando sull’icona , da Cassa in Cloud,  si apre una nuova schermata che permette di verificare tutti gli ordini per l'asporto/take away in arrivo da canali come: Mobile Commerce App, integrazioni con Api, ordine telefonico e ordini creati da portale.

Le due icone contrassegnate con il numero 2 nell'immagine sopra ci consentono di visualizzare gli ordini in maniera "classica" , quindi in sequenza di arrivo, oppure suddivisi per slot orari  che ci consente a colpo d'occhio di avere una panoramica dello stato degli ordini basato sul numero di consegne, valore dell'incassato e numero pezzi da preparare. Questi sono tutti parametri (non obbligatori) configurabili sul portale cloud che ci aiutano ad avere sotto controllo l'andamento delle ordinazioni da gestire.

In entrambe le schermate è possibile filtrare gli ordini, anche per periodo temporale, utilizzando l'icona apposita . In particolare evidenza la possibilità di visualizzare gli ordini e il loro stato all'interno di una singola giornata così darendere più leggibile e comoda l'interazione con gli ordini stessi.

Inserimento ordine manualmente 

Per inserire un'ordinazione manualmente dalla schermata classica degli ordini abbiamo due possibilità : inserirlo dando priorità alla creazione della comanda  oppure inserirlo a partire dall'organizzazione degli slot orari . Nel primo caso ci ritroveremo catapultati direttamente alla lista delle nostre categorie e prodotti e potremmo immediatamente incominciare a popolare l'ordine. 

Nel secondo caso, invece, prima di poter comporre l'ordine ci troveremo a dover selezionare il giorno e l'orario dell'ordine (quindi lo slot di lavoro) avendo tutte le informazioni del carico di lavoro che si dovrà andare a gestire in quel giorno.

Vediamo infatti come la schermata ci proponga, per la data prescelta, tutti gli slot di lavoro da noi impostati. Per ogni slot di lavoro ci vengono indicati tutti i parametri di riferimento affinché il carico non superi i limiti impostati sulle consegne, l'incassato e il numero di pezzi. Utilizzando poi la freccia arancione posta a lato è possibile avere un dettaglio come aggregato di tutte le categorie coinvolte negli ordini di quello specifico slot di lavoro. Questo può essere fatto anche per l'intera giornata lavorativa sfruttando la prima riga in alto con dicitura "Tutto il giorno".

Se invece ci troviamo nella schermata suddivisa per slot ci basterà cliccare sull'icona del "+" accanto alla riga di nostro interesse accedere direttamente alla lista delle categorie e prodotti e poter comporre l'orine.

Dal pannello di sinistra è possibile scorrere tra tutte le categorie del proprio menù. Cliccando su una di esse, si espande il pannello che mostra tutti i prodotti inclusi in quella specifica categoria.
Facendo tap sul nome di un prodotto, questo viene inserimento direttamente nell'ordine, il quale a differenza della gestione delle comande legate al tavolo non avrà una suddivisione in portate.
Inoltre se il prodotto prevede delle varianti, per velocizzare e agevolare la ricerca di questi attributi (in aggiunta, rimozione o neutri) si apre un ulteriore schermata che ne permette la selezione:

Una volta selezionate le varianti (mostrate in ordine alfabetico) del prodotto, si può compilare anche la scheda sulla destra, che permette di modificare il prezzo e le quantità dell'ordine oppure aggiungere note che indicano specifiche richieste del cliente.

Per completare la creazione dell'ordine, basterà cliccare sul tasto "Salva Modifiche", da qui sarà possibile inserire tutte le info utili alla gestione corretta della delivery. Infatti il sistema richiede obbligatoriamente di inserire informazioni per identificare il cliente.

Dati cliente

I dati sul cliente/azienda possono essere recuperati direttamente dal database precedentemente configurato su Cassa in Cloud, basta cliccare sulle icone  e tramite il filtro "lente" ricercare la scheda anagrafica. Altrimenti si può procedere creando la scheda anagrafica da zero.

Dalla versione 9.1 di Cassa in Cloud è possibile, in alternativa alla selezione di una anagrafica, inserire un nome "al volo" e velocizzare così la gestione dell'ordine.

Consegna e Ritiro

Se come opzione di "Consegna/Ritiro" (*le opzioni vanno configurate prima da Portale Cloud, tramite l'apposita sezione Impostazione Ordini) si seleziona la "Consegna a domicilio" allora vedremo attivarsi anche i campi per indicare l'indirizzo di consegna. Se l'indirizzo è stato configurato sulla scheda anagrafica del cliente/azienda viene inserito in automatico, ma il sistema offre comunque la possibilità di modificarlo al volo, così come l'informazione legata al numero di telefono.

Compilati i campi sulla schermata di sinistra, mi sposto a destra per inserire "Data/Ora" di consegna. Come si vede anche dall'immagine sopra, quando si seleziona la data e l'ora di consegna il sistema controlla sostanzialmente due cose : lo slot definito per quella fascia oraria e i vincoli di produzione sul medesimo slot. E' importante sottolineare che, poiché l'ordine viene preso a mano dall'operatore di cassa, il sistema non vincola la selezione della data e dell'orario di consegna solamente all'interno delle fasce e degli slot configurati, come non blocca la presa dell'ordine se si stanno sforando i vincoli di produzione dello slot selezionato ma, per correttezza, il sistema avvisa l'operatore che si sta prendendo un ordine che è al di fuori della configurazione tramite una convenzione di colori che andiamo subito a vedere. 

     

         Fig. 1                                       Fig. 2                                       Fig. 3                           Fig. 4                                       

Fig. 1 : La data e l'orario di consegna rientra regolarmente all'interno della configurazione degli ordini e i vincoli impostati per lo slot sono tutti rispettati, lo si capisce sia dal contatore che dal colore verde delle icone.

Fig.2 : La data e l'orario di consegna rientra regolarmente all'interno della configurazione degli ordini ma alcuni vincoli sullo slot non sono rispettati, in particolare quelli di colore rosso relativi ai pezzi e all'incasso totale.

Fig. 3 : La data e l'orario di consegna rientra regolarmente all'interno della configurazione degli ordini e per quello slot di lavoro non sono stati impostati vincoli di produzione.

Fig. 4 : La data e l'orario di consegna non rientra all'interno della configurazione degli ordini e di conseguenza non sono presenti nemmeno impostazioni relativi ai vincoli di produzione per slot.

Dopo aver selezionato le informazioni di consegna in termini di data e orario in automatico si aggiornerà il numero dell'ordine. Consigliamo al fine di distinguere le numerazioni tra diversi canali di crearsi un apposito sezionale.
Infine, se ho configurato un costo per la commissione/consegna/spedizione questo verrà mostrato prima del Totale. Cliccando su "Salva Modifiche" completo l'operazione e l'ordine apparirà nella lista di ciò che va preparato.

La schermata di riepilogo degli ordini è suddivisa in 5 colonne. A partire da sinistra, la prima colonna indica data/ora di consegna dell'ordine, la seconda colonna mostra il numero dell'ordine e la data di inserimento, a seguire abbiamo invece lo Stato dell'ordine, il totale da saldare e se effettivamente l'ordine è già stato saldato (ad es. se è un ordine in arrivo dalla Self Order App e quindi è stato pagato con carta di credito).

Verificare stato ordini 

Per muovermi rapidamente tra gli ordini e verificarne lo stato ho a disposizione diversi filtri raggiungibili cliccando su questa icona .

Ci sono diversi stati, che chiaramente cambiano in base all'avanzare della gestione dell'ordine. Di seguito una breve spiegazione di ciascuno e delle azioni che possiamo compiere selezionando i bottoni che ritroviamo nella schermata di destra, in fondo alla preview dell'ordine:

• ACCETTATO/RIFIUTATO: questo stato è dedicato al mondo del Mobile Commerce (Self Order App). Permette di capire quali ordini sono già stati accettati e confermati oppure quali i rifiutati. Per l'asporto invece lo stato viene settato di default su "Accettato". (Qui la guida all'uso del Mobile Commerce su Cassa)
• IN LAVORAZIONE: questo stato identifica gli ordini che sono già stati smistati verso i centri di produzione tramite l'apposito tasto "Metti in produzione". Questa opzione può anche non essere utilizzata qualora non si abbia necessità di inviare le comande alla cucina o altri centri.
• PRONTI: se l'ordine è arrivato dal canale della Self Order App, cliccando su "Pronto" possiamo inviare una notifica al cliente finale, avvisandolo del fatto che entro breve il suo ordine gli verrà consegnato o che è pronto da ritirare.
• VAI ALLO SCONTRINO: qualora non servisse inviare comunicazione al cliente, poiché stiamo trattando un ordine arrivato ad esempio da una telefonata, e avendo preparato l'ordine da consegnare, cliccando su questo tasto
• IN SPEDIZIONE

Il pallino azzurro  che compare di fianco ad un nuovo ordine notifica il fatto che è ancora da prendere in visione/gestire.

Rispetto alla comunicazione con periferiche esterne come Registratori telematici o stampanti di comande, avvisiamo che tutte le informazioni riportate nell'ordine (info cliente, indirizzo ecc) vengono riportate anche sul documento commerciale così da rendere ancora più agevole la consegna dell'ordine ed evitare errori.

Impostazioni Ordini

Dal punto cassa, andando su Impostazioni -> Ordini è possibile impostare alcuni comportamenti utili nella gestione degli ordini che vengono presi sulla cassa o che arrivano dalla mobile commerce app.

Stampa informazioni cliente su documento 

Per quanto riguarda la stampa delle informazioni del cliente ordinante sui documenti stampati possiamo : 

• Stampare il nominativo cliente/azienda in comanda
• Stampare l'indirizzo di consegna in comanda

andando ad abilitare le voci corrispondenti. 

Possiamo anche decidere di stampare automaticamente la comanda nei vari centri di produzione quando un ordine viene accettato. Abilitando questa opzione abbiamo inoltre la possibilità di indicare quanto tempo prima, dell'orario di consegna, la comanda debba essere stampata.

Facciamo un esempio. Immaginiamo di avere l'opzione "Stampa automatica delle comande per gli ordini accettati" attiva e di voler stampare le comande 15 minuti prima dell'orario di consegna, perchè riteniamo che quello sia il tempo medio necessario per la preparazione di tutti i miei ordini. Bene, se Matteo alle ore 20.00 ordina 2 pizze da asporto per le ore 21.00 significa che l'ordine arriverà in cassa appena evaso, quindi alle ore 20.00 circa. Se l'esercente accetta l'ordine questo non viene immediatamente stampato ma, automaticamente, la cassa manderà in stampa le 2 pizze alle ore 20.45.

Grazie a questa configurazione sgraviamo l'operatore di cassa dall'operazione di messa in produzione degli ordini accettati e ci assicuriamo che in cucina non vengano inviate comande troppo presto rischiando di creare confusione e ingorghi a livello organizzativo.

(stampa dei dati cliente su comanda)